Recepção A recepção é como um cartão de visita do seu laboratório. Logo, é imprescindível que esse ambiente seja devidamente pensado para acolher bem os destinatários dos serviços. Como mencionamos acima, a impressão dos clientes atendendo ao local é de extrema importância para a boa reputação dele. Inicialmente, a estrutura que se espera de uma recepção é aquela em que o conforto e a organização estejam presentes. Desse modo, é fundamental que o espaço seja adequado e suficiente para comportar o volume de atendimentos que o laboratório realiza diariamente. O fato é que uma recepção apertada, na qual os clientes tenham que aguardar em pé, por exemplo, pode ser extremamente prejudicial para a imagem do negócio ao prejudicar a experiência dos usuários. Outro ponto crucial para compor uma recepção eficiente é contar com a quantidade ideal de profissionais. Isso agiliza as interações no balcão, reduzindo o tempo de espera e a aglomeração de pessoas no ambiente. Do mesmo modo, empregar recursos tecnológicos que auxiliem o trabalho dos colaboradores é, de longe, um dos pontos-chave para compor uma recepção ágil, moderna e organizada. E por fim, a recepção é um local por onde passarão todos os pacientes, e cada um terá uma necessidade diferente, então o local deve oferecer acessibilidade pensando em todas as pessoas. Por exemplo, deve ter acentos o suficiente para que ninguém precise ficar em pé, as indicações de instruções, assim como a chamada dos pacientes deve ser feita de forma visual e auditiva, para que todos possam entender as chamadas, evitando frustrações. Além disso, é muito importante a existência de uma fila prioritária e rápida no atendimento, assim como a devida preparação dos funcionários do local, que devem ter uma boa empatia com os clientes e ter o treinamento necessário para que possam prestar um atendimento humanizado aos pacientes, atendendo assim cada necessidade e oferecendo o maior conforto possível para cada cliente, independentemente das suas necessidades. Salas específicas para exames e análises Um laboratório de análises clínicas também deve contar com espaços adequados para a realização dos serviços. As especificidades das atividades do laboratório exigem instalações adaptadas às necessidades dos procedimentos que ali serão realizados. Nesse sentido, diversos fatores devem ser levados em consideração. O primeiro ponto já foi mencionado, que é o tamanho do local, que deve estar de acordo com as normas para o bom funcionamento. Mas além disso, também existem outros que precisam de atenção, como a disposição dos equipamentos no local, que deve permitir o uso adequado e confortável de todos os equipamentos, seja por parte dos colaboradores como dos pacientes que estão sendo atendidos. Além disso, há a temperatura do local, que deve estar controlada visando garantir mais conforto para os clientes em todos os ambientes do laboratório. E por ser um estabelecimento da área da saúde, é importante lembrar das atenções especiais que ele precisa ter, e uma delas é o gerenciamento de resíduos, que deve ter o descarte adequado conforme determinado pelos órgãos regulamentadores, assim como uma preocupação grande com a limpeza do local, visto que isso pode afetar a saúde dos pacientes que estão sendo atendidos no local. Todos esses quesitos têm um papel fundamental na qualidade dos exames realizados no local e no atendimento prestado, já que as condições externas podem interferir na precisão das análises, especialmente quando dificultam o trabalho dos profissionais que estão atuando ali. E outra necessidade dos laboratórios é a existência de sanitários separados para clientes e funcionários. Esses são alguns dos pontos que devem ser cuidados na criação dessas salas, mas é claro que cada um delas terá a sua necessidade específica que deve ser levada em consideração. Por exemplo, existem alguns equipamentos que necessitam de algumas condições especiais para serem usados. Nesses casos, a sala deverá atende também às exigências desses equipamentos, além de todas as já mencionadas, e por isso a preparação do local onde o laboratório estará é muito importante. Cores e iluminação Um detalhe muito importante característico desse tipo de empreendimento que não deve ser esquecido são as exigências em relação à cor das paredes e iluminação. No laboratório de análises clínicas deve ser usado apenas tinta acrílica em tons claros, como branco gelo, branco neve, bege e cores semelhantes. Para os ambientes menores isto dará uma enfatizada no tamanho do local, visto que essas cores causam a impressão de amplitude, fazendo o local parecer mais espaçoso. Outro ponto importante é o uso de luzes brancas, ao invés das amarelas, contribuindo assim ainda mais para a claridade do local. Além disso, você pode fazer o maior uso possível de luz natural, e com isso diminuir drasticamente o valor da cobrança de luz ao final do mês. Um bom exemplo dessas práticas de cores e iluminação são hospitais, que transmitem uma maior segurança em relação à limpeza e higiene no momento que usam tons mais claros no ambiente, o que é uma característica de extrema importância para empreendimentos no setor da saúde. Quais equipamentos não podem faltar? Quais equipamentos não podem faltar? O aparato instrumental, isto é, os equipamentos e dispositivos necessários para os procedimentos, também é um fator de grande importância para o correto funcionamento de um laboratório de análises clínicas. Hoje, com a sofisticação dos métodos de análise e a crescente dependência de recursos informatizados, os laboratórios de ponta necessitam dispor dos equipamentos necessários não só para o atendimento das demandas dos pacientes, mas também para as rotinas internas, administrativas, as quais são elementares para a boa organização, agilidade e competitividade da empresa. Na era da informação, cada vez mais os computadores e dispositivos automatizados se tornam peças indispensáveis nos negócios. No caso do laboratório, essas ferramentas são a base para uma grande variedade de processos. Desde o cadastramento dos clientes na recepção até o suporte a outros dispositivos de análise, os computadores e softwares podem auxiliar. Os resultados obtidos pela avaliação feita por máquinas, por exemplo, podem ser apresentados na tela, otimizando o processo de análise do profissional. De modo geral, os computadores auxiliam em diferentes frentes do laboratório ao facilitar a manipulação de informações. Além deles, existem outros equipamentos e objetos altamente necessários para as rotinas do laboratório, tais como: autoclave, caso realize microbiologia; balanças, caso seja utilizado material liofilizado para preparo de insumos e meios de cultura; agitador orbital (é interessante ter, mas muitos laboratórios fazem essa parte à mão); centrífuga clínica; microscópio; racks para tubos e microtubos; contador de células; termômetros; estufa, caso realize limpeza e lavagem de materiais; pipetas; LIS (é interessante investir em um LIS de qualidade para auxiliar no atendimento das rotinas do laboratório); entre outros. É importante mencionar que no momento de aquisição desses itens, principalmente para os que são usados nas análises e nos exames, deve ser levado em consideração a qualidade do produto, o fabricante e a garantia oferecida. É mais vantajoso para o laboratório de análises clínicas ter um maior investimento financeiro no momento de aquisição dos itens e garantir uma maior qualidade deles, comprando de um fornecedor confiável e com bom histórico, pois os custos de manutenção depois caso necessários seriam muito superiores, além dos custos gerados pela possibilidade de resultados errados de exames. Além do custo do retrabalho, que gastará tanto o tempo dos colaboradores como materiais, ainda existe uma possibilidade de dano ao paciente que teve seu resultado gerado errado. Os recursos humanos também são importantes? Sem dúvidas, os recursos humanos de um laboratório de análises clínicas têm um papel decisivo sobre os resultados do empreendimento. Por essa razão, escolher bem os colaboradores é uma medida altamente estratégica para garantir a boa prestação dos serviços. A escolha dos membros da empresa deve seguir os parâmetros ideais para cada função a ser desempenhada pelo indivíduo. Os profissionais da recepção, por exemplo, devem ser escolhidos com base em critérios relacionados à interação humana. Nesse sentido, avaliar a eficiência da comunicação do colaborador, a humanidade, civilidade e paciência é imprescindível para compor uma equipe capaz de atender da melhor maneira possível os clientes. De forma semelhante, os profissionais ligados diretamente às rotinas analíticas do laboratório também precisam ser bem selecionados. Em razão do caráter técnico das atividades, avaliar as habilidades, experiências e formações desses profissionais é um fator de suma relevância para que o negócio consiga imprimir uma alta qualidade nos seus procedimentos, reduzindo a probabilidade de ocorrência de erros. Nesse quesito ainda há um fator agravante, que é a regulamentação da ANVISA, que exige que o laboratório possua um responsável que seja farmacêuticos-bioquímico, bioquímico, biomédico ou médico patologistas clínico, para garantir a segurança e confiabilidade dos exames executados no local. Para os profissionais técnicos, também é muito importante uma atenção especial às suas qualificações no momento da contratação, visto que todo laboratório de análises clínicas deve ter, a todo momento, aberto para o público os registros de formação e qualificação dos seus profissionais, sempre compatíveis com as funções que eles desempenham. Isso é especialmente importante no caso de vistorias, que podem ser programadas ou não, pois caso o local não tenha todos os comprovantes de qualificação, pode receber uma multa. É importante mencionar também a importância dos profissionais ligados às rotinas administrativas. Afinal, como em qualquer tipo de empresa, um laboratório também possui expedientes administrativos relacionados às finanças, ao fisco e ao RH, principalmente. Mas além da contratação eficaz dos colaboradores, é muito importante também que o local ofereça treinamentos constantes e um definição eficaz de processos. Isso permite uma garantia maior da qualidade dos serviços prestados, independente da área ou setor, visto que todos eles são fundamentais para o local. A criação de processos é muito importante para garantir um padrão nas entregas e no atendimento do laboratório, assim como proporcionar uma maior agilidade e uma possibilidade de melhora contínua para o local. Com isso, também é possível reduzir os custos do local e deixar os colaboradores mais tranquilos quanto ao trabalho que estão desempenhando. Já os treinamentos dos colaboradores deve ser feito de forma regular, tanto para aperfeiçoamento em questões técnicas do seu trabalho, trazendo com isso inovações para o laboratório, como para o conhecimento e prática dos processos internos da empresas, garantindo que todos estão preparados para desempenhar suas funções da melhor forma possível e dentro do padrão esperado pelo empreendimento. A estrutura de um laboratório de análises clínicas de qualidade depende da presença de uma série de fatores. Ao longo deste post citamos aqueles que têm mais relevância para o sucesso geral do empreendimento. Esteja sempre em busca de melhorias e inovações na sua empresa, pois esse é o caminho para uma atuação regular e competitiva.