ESTRUTURA DO RELATÓRIO DE GESTÃO DE PROJETOS Como 1ª tarefa, você irá a campo buscar uma empresa para levantar dados que contribuam para o seu projeto de gestão. Não fique preocupado, pois vamos auxiliá-lo em todas as etapas e também quanto aos dados que deveram ser coletados. Você deverá entrevistar o gestor/colaborador de uma empresa que possa fornecer informações a empresa que pode ser de diferentes ramos, como: comércio, indústria, empreendedor informal, entre outros. Nessa entrevista, procure identificar um problema específico dentro da empresa que possa ser solucionado por meio de um projeto. INTRODUÇÃO Aqui você deverá explicar o projeto que deseja desenvolver, por meio das teorias abordadas, baseado nas áreas do PMBOK. Recomenda-se que a Introdução apresente uma descrição resumida e objetiva da delimitação da situação-problema, indicando sua oportunidade e relevância para o contexto organizacional. Deve, portanto, conter: (a) indicação de estudos e projetos já implantados em outras organizações ou contextos similares, destacando-se as melhores práticas relacionadas à situação-problema/oportunidade investigada, as lacunas percebidas na organização/realidade de estudo, evidenciando que o problema exige uma solução; (b) a explicação da existência de uma oportunidade para o desenvolvimento de soluções junto à organização ou situação, bem como a forma como tal oportunidade pode ser explorada e desenvolvida, visando à obtenção de resultados superiores. Procure colocar em seu trabalho citações e referências bibliográficas dos principais conceitos vistos ao longo dos conteúdos por meio da coleta de dados em campo. JUSTIFICATIVA DO PROJETO Neste item, você deverá descrever a razão pela qual seu projeto está sendo desenvolvido, analisando os aspectos do passado e as necessidades existentes. Descreva a situação atual e o que motivou a realização do seu projeto. OBJETIVOS DO PROJETO Neste tópico você deverá elaborar o Objetivo Smart do projeto, é necessário criar objetivos de forma clara, direcionando onde se objetiva chegar com a implementação do seu projeto. Definir quais são suas metas, quando atendê-las e quem são os responsáveis (DORAN, 1981). Para a definição de um objetivo SMART é necessário abordar os seguintes itens: Specific: Específico; Measurable: Indicador e meta; Assignable: Quem; Realistic: Realístico; Time-related: Quando. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Nessa etapa você deverá descrever os objetivos específicos do relatório (de 3 a 5); Por exemplo: • Implantar novo sistema de qualidade • Desenvolver controle interno • Padronizar os processos gerenciais DESENVOLVIMENTO DO PROJETO Nesta fase, você irá trabalhar no desenvolvimento do projeto e deverá desenvolver os itens abaixo: ESCOPO DO PROJETO Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no detalhamento do trabalho necessário que deve ser realizado para produzir e entregar um produto, serviço ou resultado que atenda aos requisitos, características e funções especificadas para o sucesso do projeto. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto. Neste item, você deverá descrever qual o escopo do projeto, listando e descrevendo quais os requisitos e características do produto, serviço ou resultados devem ser produzidos e entregues pelo projeto. ENTREGAS DO PROJETO Segundo o Guia PMBOK®, entregas são produzidas como resultados de processos executados para completar o trabalho planejado no plano de gerenciamento do projeto, qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo. As entregas devem ser verificáveis e devem ser produzidas para marcar a conclusão de um processo, uma fase ou um projeto. Neste item, você deverá realizar o detalhamento das principais entregas e atividades que devem ser realizadas durante a execução do projeto. O quadro abaixo poderá auxiliá-lo na estruturação das entregas do projeto. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) Segundo o Guia PMBOK®, a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou WBS, work breakdown structure, define de forma estruturada as entregas do projeto e sua decomposição em pacotes de trabalho. A EAP fornece uma visão estruturada das entregas do projeto e é um ótimo instrumento para alinhar o entendimento do projeto e integrar todas as áreas. Neste item você deverá estruturar a EAP do projeto, é importante tomar como a linha base para a EAP as estregas que foram levantadas no tópico anterior e, a partir destas entregas, estruturar pacotes detalhados de tarefas que devem ser realizadas para que a entrega seja finalizada. Abaixo, tem-se um exemplo de uma EAP de um projeto de reforma da casa para utilizar como parâmetro para elaboração. CRONOGRAMA DO PROJETO A definição do cronograma do projeto é o principal meio para a gestão do tempo de um projeto. Esta ferramenta estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica para execução das mesmas. O principal objetivo do cronograma é garantir que as atividades sejam finalizadas dentro do prazo definido garantindo as entregas do projeto, mantendo o cliente satisfeito. Neste item, você deverá elaborar o cronograma do projeto, a partir do detalhamento dos pacotes estabelecidos na EAP, você deverá colocar as atividades em sequência lógica definindo o tipo de relacionamento entre elas, bem como definindo os prazos para execução das mesmas. Além disso, você deverá elaborar o gráfico de gantt do projeto. Abaixo, tem-se um exemplo de um gráfico de gantt de um projeto com os prazos das atividades estabelecidos em uma escala semanal. ORÇAMENTO DO PROJETO Segundo o PMBOK, a área de gestão de custos em projetos refere-se ao processo de estimar, alocar e gerenciar os gastos de um projeto. Ele permite a realização da projeção das despesas futuras, com o objetivo de garantir que o orçamento do projeto finalize dentro das estimativas de budget. Neste item, você deverá realizar a estimativas de custos, elaborando as estimativas de recursos que serão consumidos durante o projeto. Por exemplo, número de funcionários, se será preciso contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa possui serão suficientes ou se é preciso adquirir novos, quais materiais serão necessários etc. Deverá realizar um planejamento recursos minucioso, detalhando também a quantidade de cada item que será utilizado. Após o planejamento de recursos, realizar as estimativas de custos. Importante se atentar que esse valor não deve ser aleatório, pois deve ser determinado por meio de um estudo de quanto custará cada recurso necessário. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO Para a organização do projeto você deverá identificar as informações abaixo: CONTATOS EXTERNOS Neste item, será necessário descrever os contatos administrativos e gerenciais entre a equipe de projeto e organizações específicas. Use a tabela. ESTRUTURA INTERNA Descreva a estrutura interna do projeto e como o projeto se relaciona com o resto da organização. Inclua funcionários que são gerenciados como parte deste projeto. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES Identifique e defina as responsabilidades de cada membro da equipe de projetos. Use a tabela abaixo como exemplo. PLANO BASE DO PROJETO Na fase 4 você irá desenvolver o plano base do projeto com as seguintes etapas: PLANO INICIAL Descrever qual será o passo a passo para a realização do projeto. Poderá ser apresentado em formato descritivo ou através de sequenciamento lógico em Excel. MODELAGEM DO PROJETO PM CANVAS Neste item você deverá realizar a apresentação do PM Canvas elaborado para o Projeto. PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO Descrever os riscos inicialmente mapeados para este projeto, sua probabilidade de ocorrer, impacto nas atividades do plano e resposta ao risco, conforme exemplos da tabela abaixo. PLANO DE ENCERRAMENTO Listar quais atividades deverão ser realizadas para o encerramento do projeto, como a apresentação aos interessados, documentação, etc.
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